Portal branży basenowej
2015-04-29
PR dla Aquaparku sposobem na efektywne zarządzanie obiektem sportowo-rekreacyjnym
Definicji tego, czym jest public relations (PR) jest wiele. W dużym skrócie można sprowadzić je do słów James E. Gringa, że jest to „element zarządzania komunikacją między organizacją a jej otoczeniem”. I choć obecnie, (szczególnie w trakcie kampanii wyborczych) termin ten używany jest często w negatywnym znaczeniu, tak naprawdę PR jest bardzo skutecznym narzędziem do komunikacji właśnie, czyli dialogu między firmą czy też instytucją a jej grupami docelowymi. To z kolei znacznie ułatwia generalnie zarządzanie całą organizacją.
Termin sprowadzany jest bardzo często do „reklamy” i „promocji”. Kojarzony jest też z „kreowaniem wizerunku”. Wymienione powyżej hasła stanowią jedynie element tego, czym jest/są public relations. Relations, czyli relacje – właśnie w tym słowie tkwi istota całej gamy działań wykorzystywanych nie tylko przez specjalistów, ale też osoby, które mogą sobie nawet nie zdawać sprawy z tego, że takie relacje tworzą. Warto do tego dodać jeszcze jeden ważny termin: długofalowość. To właśnie dzięki niej budujemy wartościowe relacje, oparte na zrozumieniu potrzeb i zaufaniu do stron procesu komunikacji.
Termin sprowadzany jest bardzo często do „reklamy” i „promocji”. Kojarzony jest też z „kreowaniem wizerunku”. Wymienione powyżej hasła stanowią jedynie element tego, czym jest/są public relations. Relations, czyli relacje – właśnie w tym słowie tkwi istota całej gamy działań wykorzystywanych nie tylko przez specjalistów, ale też osoby, które mogą sobie nawet nie zdawać sprawy z tego, że takie relacje tworzą. Warto do tego dodać jeszcze jeden ważny termin: długofalowość. To właśnie dzięki niej budujemy wartościowe relacje, oparte na zrozumieniu potrzeb i zaufaniu do stron procesu komunikacji.
Wpływ na to ma bardzo wiele rzeczy. Świadome tego powinny być nie tylko osoby ze ścisłego kierownictwa ale też cała kadra. Wszyscy bowiem reprezentują organizację, a w szczególności osoby, które są na pierwszej linii w kontaktach z klientem. Im struktura organizacji jest bardziej rozbudowana, tym koordynacja pracy różnego rodzaju komórek jest bardziej wymagająca.
W przypadku takiego obiektu, jak Aquapark sprawa wydaje się prosta: chodzi o to, by przyciągnąć jak największą liczbę klientów. Recepta powinna być równie mało skomplikowana: promocja i reklama w mediach. A jak wygląda to w praktyce?
WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI
Jednym ze skutecznych narzędzi PR są relacje z mediami, które nie ograniczają się jedynie do płatnej reklamy. W tym przypadku mowa o systematycznej współpracy z redakcjami i dziennikarzami różnego rodzaju mediów: telewizji, radia, prasy, Internetu. Chodzi o przekazywanie takich informacji, które są wartościowe z punktu widzenia odbiorców, takich jak. porady, ciekawostki, informacje specjalistyczne, branżowe. Ten sposób komunikowania się jest właśnie podstawą dialogu: jest informacją, odpowiedzią oraz jest punktem wyjścia do kolejnych pytań. Poza tym artykuły redakcyjne znacznie trudniej przeoczyć niż płatne ogłoszenie w mediach lub też informację na stronie internetowej.
Ważnym elementem jest tu nie tylko przekazywanie materiałów dziennikarzom, ale też prowadzenie stałego monitoringu mediów pod kątem informacji, jakie publikowane są w środkach masowego przekazu. Pozwala to przekonać się czy i w jakim kontekście obiekt jest prezentowany w mediach. Dzięki monitoringowi można także zareagować, gdy publikowane w mediach informacje są błędne, niezgodne z prawdą lub też przedstawiają klienta w niekorzystnym świetle.
Żądanie sprostowań lub też bardziej nerwowe reakcje powinny być ostatecznością. Zwykle - dzięki odpowiednim relacjom (sic!) z dziennikarzami udaje się sprawę wyjaśnić lub uzupełnić temat o nasz punkt widzenia.
JESTEŚMY NA FACEBOOKU
Przepływ informacji jest szczególnie ważny w przypadku obiektów przeznaczonych dla masowego odbiorcy. I tu bardzo ważną rolę odgrywają także media społecznościowe, takie jak Facebook, Twitter czy YouTube (jest ich oczywiście znacznie więcej). Firmowe konto (strona, profil, fanpage) stanowią bardzo praktyczne narzędzie do bezpośredniej komunikacji organizacji z zainteresowanymi. Przepływ informacji jest znacznie szybszy, mniej formalny, publikowane treści są krótsze, bardziej dynamiczne, informacje podawane są na bieżąco. Termin publikacji zależy od potrzeby zarządzających obiektem i administratora konta.
Tak też dzieje się w przypadku raciborskiego Aquaparku H2Ostróg. Otwarcie obiektu poprzedziła intensywna kampania promocyjna, w której wykorzystano kilka narzędzi – od płatnych reklam i ogłoszeń, współpracę z mediami, organizację dni otwartych po uruchomienie strony w portalu Facebook. I to właśnie na FB potencjalni użytkownicy szukali odpowiedzi na swoje pytania, wątpliwości. Nie miało znaczenia, że wszystkie informacje zawarte były na stronie Aquaparku lub też na fanapge'u. Fanów przybywało z dnia na dzień, coraz więcej było też pytań zadawanych przez całą dobę. W miarę możliwości staraliśmy się na nie odpowiadać na bieżąco, bez względu na to, czy była godzina 14.00 czy też 2.00 w nocy. Oczywiście zdarzały się – i nadal zdarzają – sytuacje, w których na odpowiedź trzeba było poczekać. Wynikało to z konieczności zebrania dodatkowych danych potrzebnych do udzielenia informacji.
Media społecznościowe pozwalają także klientom w łatwy sposób wyrazić swoją opinię, zwrócić uwagę na problem czy też wręcz poskarżyć się. W przypadku oficjalnego konta obiektu mogą to zrobić za pomocą publicznych wpisów (widocznych dla każdego zalogowanego w portalu) lub też do wyłącznej wiadomości administratora (nie licząc wpisów na swoich prywatnych profilach).
GDY NIE TYLKO CHWALĄ?
Wspaniale, jeżeli tablica na FB jest laurką obiektu i znajdziemy tam same pochwały i pozytywne opinie. Ale w przypadku Aquaparku odwiedzanego przez tysiące użytkowników nie każdy klient jest zadowolony i zdarza się, że publikuje negatywne komentarze. Co wówczas należy zrobić? Na pewno warto podjąć dyskusję. I wcale nie chodzi o to, by przekonać do swoich racji. Część z uwag można wykorzystać konstruktywnie, co tylko wpłynie na poprawę komfortu użytkowników obiektu. W przypadku innych – warto wyjaśnić, dlaczego dzieje się tak a nie inaczej, a w skrajnych sytuacjach – przeprosić.
Również z takimi sytuacjami mieliśmy do czynienia – staraliśmy się odpowiednio zareagować na każdą uwagę i sygnał. Efekt jest taki, że zdarzają się przypadki, w których osoby początkowo krytykujące funkcjonowanie Aquaparku są obecnie jego ambasadorami w najlepszym tego słowa znaczeniu. Widzą, że ich głos się liczy, a zgłaszane przez nich uwagi są – oczywiście w miarę możliwości – uwzględniane. W przypadku H2Ostróg, który jest obiektem miejskim, nie wszystko zależy od dyrekcji Aquaparku, ważne decyzje zapadają na szczeblu samorządowym.
OKREŚLENIE GRUP DOCELOWYCH
PR Aquaparku nie sprowadza się oczywiście do zarządzania kontem na FB i relacji z mediami. To
również bieżące doradztwo, wyszukiwanie sposobów na precyzyjne dotarcie do konkretnych grup docelowych. Warto już na samym początku odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: kto jest klientem Aquaparku? Zwykle nasuwają się bardzo ogólne odpowiedzi: mieszkańcy miasta, dzieci, rodziny. Ale im precyzyjniej wytypujemy takie grupy, tym nasz przekaz ma większą szansę do nich trafić, ponieważ znając naszego klienta, wiemy, gdzie go szukać, czym się kieruje, wybierając naszą ofertę i czego oczekuje. Innymi motywami kierują się np. osoby wysportowane, dbające o kondycję, pracujące, a innymi emeryci, czy też osoby, korzystające z pływalni w celach rehabilitacyjnych. Jedna grupa docelowa preferuje tradycyjne media, np. lokalną prasę. Inna – korzysta z Internetu czy mediów społecznościowych. Świadomość tego pomaga w efektywnym zarządzaniu obiektem: emeryci zwykle korzystają z basenu w godzinach porannych, osoby pracujące - wieczorem.
AGENCJA PR JAKO WSPARCIE DZIAŁAŃ
Na korzyść zewnętrznej agencji przemawia kilka podstawowych faktów: dla klienta pracuje zespół specjalistów w swojej branży, co daje sumę różnych doświadczeń, talentów i punktów widzenia. Wiąże się z tym także brak kosztów utworzenia miejsca pracy, zakupu sprzętu, szkoleń pracowników czy też wreszcie brak zobowiązań pracowniczych wynikających z umowy o pracę (wszystkie świadczenia, urlopy, zwolnienia lekarskie itp.).
Do tego, przy obiektach takich jak Aquapark najwięcej dzieje się „po godzinach”, czyli po dniu pracy, w weekendy, wakacje i święta a przecież wszystkie działania public relations powinny być prowadzone systematycznie (nie w „wolnej chwili”) i z wyczuciem - a to już jest kwestia doświadczenia, także w pracy dla innych klientów.
Zewnętrzna agencja jest w stałej gotowości do realizacji zadań, bez względu na porę dnia czy dzień tygodnia. Korzystanie z takich usług jest więc uzasadnione także z ekonomicznego punktu widzenia. Wiele oczywiście zależy od rodzaju umowy jak i solidności samej agencji. Dlatego tak ważny jest wybór sprawdzonych firm, które mają odpowiednie doświadczenie oraz zaplecze do realizacji zadań.
EFEKTY
Aquapark H2Ostróg jest obiektem miejskim, funkcjonuje od maja 2014 roku, w ramach Ośrodka Sportu i Rekreacji w Raciborzu. Jeszcze przed nawiązaniem współpracy z Adventure Media Urząd Miasta oszacował, że H2Ostróg będzie bilansował się na poziomie 600 użytkowników dziennie. Nasza agencja realizację zadań rozpoczęła na kilka tygodni przed oficjalnym otwarciem obiektu, ściśle współpracując przy tym także z Referatem Promocji UM Racibórz.
Od samego początku obiekt cieszy się dużym zainteresowaniem, zarówno mieszkańców Raciborza, jak i gości spoza miasta, często notując frekwencję dwukrotnie wyższą od zakładanej wcześniej. W czerwcu 2014 r. w ciągu jednego dnia Aquapark odwiedziło 1405 osób. Pierwszy rok funkcjonowania H2Ostróg zamknął liczbą blisko 300 tysięcy użytkowników.
Autor: Aleksandra Dik, dyrektor zarządzający Adventure Media, agencji public relations
Materiały: http://adventure.media.pl
Krzysztof Borkowski,
zarządzający Aquaparkiem H2Ostróg w Raciborzu.
Ośrodek Sportu i Rekreacji w Raciborzu, zarządzający Aquaparkiem H2Ostróg zdecydował się na współpracę z agencją z kilku powodów. Najważniejszym z nich było i jest promowanie obiektu. Reklama i promocja są niezbędne w każdej dziedzinie, aby zaistnieć w świadomości klientów oraz przyciągnąć ich do siebie jak najwięcej. Ośrodek nie posiada w swojej kadrze pracowników specjalizujących się w tej dziedzinie, dlatego też zdecydowano się powierzyć promocję obiektu profesjonalistom. Dzięki współpracy z Adventure Media do korzystających z Aquaparku, jak i potencjalnych klientów, na bieżąco docierają najważniejsze komunikaty czy informacje z życia H2Ostróg. Poza tym agencja zasypuje nas co raz to nowymi pomysłami, które być może nie narodziłyby się w głowach kierownictwa obiektu. Dzięki współpracy z agencją udało się już wypromować kilka ważnych i atrakcyjnych eventów zorganizowanych w obiekcie, takich jak przede wszystkim huczne otwarcie Aquaparku w 2014 r. (30.04.2014-01.05.2014), organizowane w nim zawody pływackie, atrakcje świąteczne czy też wiele innych wydarzeń. O obiekcie, dzięki Adventure Media, usłyszano nie tylko w Raciborzu i jego okolicach, ale także w wielu innych regionach Polski, nie tylko południowej. Promocja Aquaparku miała i w dalszym ciągu ma zasięg ogólnokrajowy, co jest dla nas powodem do dumy i zadowolenia. Współpraca układa się dobrze, ale co ważniejsze, cały czas się rozwija. Takiego wsparcia ze strony agencji PR, jakie otrzymuje H2Ostróg, można życzyć każdemu kto o takiej współpracy myśli.
***
H2Ostróg:
Aquapark H2Ostróg to nowoczesny park wodny, usytuowany w Raciborzu, przy ul. Zamkowej 4. Inwestorem jest Miasto Racibórz. Administratorem obiektu jest Ośrodek Sportu i Rekreacji w Raciborzu.
zamknij
Przeczytaj także
LUMISO POOLTEST EXPERT to wieloparametrowy fotometr
LUMISO POOLTEST EXPERT marki Palintest to wieloparametrowy fotometr zaprojektowany jako uniwersalne rozwiązanie do profesjonalnego badania wody w basenach i wannach SPA. Przystosowany jest do szybkiego i skutecznego badania wielu [...]
